Собираем досье на контрагента. Как теперь собрать досье на контрагента Из текста решения

В «1С:Бухгалтерии 8»* (ред. 3.0) активно развивается сервис 1С:Контрагент, в том числе одна из его функций - Досье контрагента, с помощью которой можно оценить благонадежность партнеров. Начиная с версии 3.0.40.31, пользователю доступны не только хранящиеся в ЕГРЮЛ сведения о контрагенте, но и информация о его бухгалтерской отчетности, сформированная по данным Росстата. Кроме этого, программа анализирует отчетность за последние три года, рассчитывает чистые активы, выполняет финансовый анализ предприятия контрагента по четырем критериям, в том числе оценивает кредитоспособность контрагента.

Примечание : * и в других современных версиях программ системы «1С:Предприятие 8»

Чтобы в результате проверки налоговые органы не признали сделку с контрагентом сомнительной, организация должна проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. Перечень признаков, свойственных сделке с неблагонадежным налогоплательщиком, ФНС России привела в пункте 12 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (Приложение № 2 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Помимо этого, основываясь на анализе судебной практики, контролирующие органы указывают и на другие признаки фирм-«однодневок» (письмо Минфина от 17.12.14 № 03-02-07/1/65228):

«массовый» учредитель (участник) и «массовый» руководитель;
отсутствие организации по адресу регистрации;
отсутствие персонала или один сотрудник;
отсутствие налоговой отчетности либо ее представление с минимальными показателями;
отсутствие собственных либо арендованных основных средств, транспорта и т.д.

Таким образом, пользователю нужна информация, на основе которой он смог бы самостоятельно сформировать мнение о надежности контрагента, масштабе и финансовых показателях его бизнеса. Большую часть этих сведений теперь можно получить не выходя из программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) с помощью функции Досье контрагента , входящей в состав сервиса 1С:Контрагент. Обратите внимание, что вся информация об организации берется из открытых источников и не нарушает ее прав.

Чтобы воспользоваться всеми возможностями 1С:Контрагент необходимо:

иметь действующий договор сопровождения 1С:ИТС;
зарегистрировать программу в «Личном кабинете» на портале 1С:ИТС по адресу portal.1c.ru;
настроить интернет-поддержку в программе.

Отчет Досье контрагента можно формировать как по контрагентам, уже внесенным в одноименный справочник, так и по контрагентам, которых пока нет в информационной базе.

Если нужно оценить, имеет ли смысл продолжать коммерческие отношения с контрагентом, который есть в справочнике, то пользователю достаточно нажать на кнопку Досье из формы элемента справочника или из формы списка, предварительно выделив курсором интересующего контрагента.

Если контрагент новый, то пользователь открывает Досье контрагента по одноименной гиперссылке в подразделе Расчеты с контрагентами из раздела Покупки или из раздела Продажи. Чтобы получить отчет, необходимо ввести ИНН контрагента или его наименование и нажать на кнопку Сформировать. Если пользователь принимает решение, что контрагент благонадежен, то нового контрагента можно добавить в справочник непосредственно из досье.

Форма отчета Досье контрагента для юридического лица состоит из следующих разделов:

Главное;
ЕГРЮЛ;
Данные программы;
Бухгалтерская отчетность;
Анализ отчетности;
Финансовый анализ.

При проверке обособленных подразделений выводится отчет по головной организации. Если Досье контрагента формируется по индивидуальному предпринимателю, то в отчете отражаются только сведения из ЕГРИП и данные программы.

Обратите внимание! Отчет, полученный с помощью Досье контрагента , не сохраняется в программе. Его можно сохранить в формате MXL и распечатать.

Раздел «Главное»

В разделе Главное (рис. 1) отображается собранная из других разделов сводная информация о контрагенте: общие сведения о контрагенте из ЕГРЮЛ, основные показатели бухгалтерской отчетности по данным Росстата, а также вероятностная оценка риска банкротства и кредитоспособности контрагента, сформированная на основании выполненного анализа отчетности.

Рис. 1. Раздел Главное

Сведения из ЕГРЮЛ

Сведения из ЕГРЮЛ являются источником полезной информации, которую можно использовать для оценки надежности контрагентов (например, данные о «массовости» юридического адреса или «массовости» руководителя).

В разделе ЕГРЮЛ (рис. 2) выводятся все реквизиты организации контрагента в объеме выписки из ЕГРЮЛ, включая связанную информацию:

краткое и полное наименование контрагента;
сведения о регистрации в ФНС, ПФР, ФСС, в том числе статус организации контрагента (действующая, находится в стадии реорганизации, закрыта, причина закрытия и т.д.);
ИНН, ОГРН, КПП;
виды деятельности по ОКВЭД;
наличие лицензий;
юридический адрес, включая список других организаций, зарегистрированных по этому адресу;
ФИО руководителя, наименование должности, дата назначения, а также список других организаций, где данное лицо является руководителем или учредителем (участником), в том числе статусы этих организаций;
учрежденные организацией-контрагентом компании, доли в этих компаниях;
величина уставного капитала организации контрагента;
состав учредителей (участников) организации контрагента, доли уставного капитала, а также список других организаций, где данные учредители также являются учредителями (участниками), в том числе статусы этих организаций;
адреса филиалов и представительств;
сведения о фактах внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Кликнув на название связанной организации в отчете, можно получить соответствующее досье. ФИО физических лиц также являются ссылками. Если у физического лица указан ИНН, и оно является индпредпринимателем, то по ссылке открывается досье. Если у физического лица, по которому выводится связанная информация, отсутствует ИНН, то программа проводит поиск по ФИО в базе ЕГРЮЛ и информирует пользователя о результатах.

Сведения о контрагенте, хранящиеся в программе

Если организация или ИП, по которому сформировано досье, содержится в справочнике контрагентов, то в разделе Данные программы выводится информация по этому контрагенту, внесенная в информационную базу (рис. 3):

наименование;
основные реквизиты;
юридический, почтовый и фактический адреса;
контактные лица;
банковские счета;
договоры и т.д.

При формировании досье сведения о контрагенте, содержащиеся в программе, автоматически сверяются с данными ЕГРЮЛ. В случае расхождений программа сообщит о них. Это позволит пользователю скорректировать сведения о контрагенте в учетной системе. Если контрагент отсутствует в информационной базе, то в разделе Данные программы выводится соответствующее сообщение, а в командную панель будет выведена кнопка Добавить в справочник .

Бухгалтерская отчетность по данным Росстата

Бухгалтерская отчетность является открытой для пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков и др. Организация должна обеспечить возможность ознакомиться с бухгалтерской отчетностью. (п. 42 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Досье контрагента позволяет получить и проанализировать бухгалтерскую отчетность российских организаций за 2012 и 2013 годы по данным базы Росстата.

В раздел Бухгалтерская отчетность попадает вся имеющаяся в базе Росстата отчетность контрагентов (рис. 4), в том числе отчетность субъектов малого предпринимательства (МП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СО НКО). В этот же раздел попадает расчет чистых активов, автоматически выполненный программой согласно Порядку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 28 августа 2014 г. № 84н. Чистые активы определяются по данным бухгалтерской отчетности («ненулевой»), представленной за последние три года.

Анализ бухгалтерской отчетности

В разделе Анализ отчетности выводятся сводные показатели из бухгалтерской отчетности контрагента (выручка от продаж, прибыль, денежные средства, основные средства, запасы, чистые активы и т.д.). Показатели для анализа выводятся за три года (рис. 5). Представленная информация о финансовом состоянии контрагента понятна даже тем пользователям, которые не ведут и не знают бухгалтерский учет. Для бухгалтерской (финансовой) отчетности СО НКО сводные показатели не приводятся.

Финансовый анализ

В разделе Финансовый анализ выполняется финансовый анализ предприятия по данным бухгалтерской отчетности контрагента по четырем критериям (рис. 6):

Оценка риска банкротства;
Кредитоспособность;
Рентабельность активов;
Рентабельность продаж.

Чтобы получить расшифровку расчета по каждому из критериев следует перейти по соответствующей гиперссылке Показать расчет (рис. 7).

Степень риска банкротства контрагента оценивается по формулам Альтмана, предназначенным для компаний, акции которых не котируются на бирже:

для производственных предприятий используется пятифакторная модель Альтмана;
для непроизводственных предприятий используется четырехфакторная модель Альтмана.

Характер предприятия (производственное или непроизводственное) автоматически определяется по основному ОКВЭД. Факторы (показатели) рассчитываются по данным бухгалтерской отчетности.

В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный индекс Альтмана Z, программа оценивает вероятность риска банкротства контрагента.

Для оценки кредитоспособности контрагента используется анализ отчетности по методике, утвержденной Комитетом Сбербанка России по предоставлению кредитов и инвестиций от 30 июня 2006 г. № 285-5-р. По данным отчетности определяются финансовые коэффициенты и рентабельность, а показатель кредитоспособности S рассчитывается по специальной формуле. В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный показатель S, программа оценивает кредитоспособность контрагента.

Расчетные показатели рентабельности по основному виду деятельности контрагента сравниваются со среднестатистической (для данной отрасли, то есть для основного ОКВЭД) рентабельностью продаж и рентабельностью активов.

Для бухгалтерской отчетности СО НКО финансовый анализ в Досье контрагента не выполняется, так как рассчитываемые критерии не применимы к такому виду отчетности.

В последнее время очень актуальным вопросом с подачи налоговых органов стала так называемая «должная осмотрительность в выборе контрагента». После громкого Постановления ВАС (http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=63894 ) это словосочетание теперь известно практически каждому налогоплательщику. Хотя само понятие нигде не определено – ни в налоговом законодательстве, ни в гражданском вы его не найдете.

Что нужно сделать, какие документы запросить у контрагента и как сформировать такое досье, чтобы в случае претензий со стороны налогового органа или судебного разбирательства доказать проявление такой осмотрительности.

Действующая выписка из ЕГРЮЛ (30 дней)
Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
Лицензии или специальные разрешения

Документы запрашиваются в копиях, заверенных подписью руководителя контрагента и печатью. Подшиваются в папку (заведите стандартную папку «Контрагенты», с разбивкой по каждому) и хранятся в течение 4-5 лет (как и бухгалтерские и налоговые документы).

Если договор (контракт) будет подписан не руководителем (исполнительным органом, имеющим право действовать без доверенности), то полномочия подтвердит оригинал или заверенная копия доверенности. В доверенности должен быть указан срок действия и полномочия подписанта – проверьте, имеет ли он право заключать такую сделку.

Также приказы о назначении уполномоченных лиц или доверенности на право подписи следует запрашивать, если первичные учетные документы (особенно это касается счетов-фактур) подписывает не генеральный директор и не главный бухгалтер. Конкретный тип документов должен быть указан в доверенности. Подшиваются в ту же папку по соответствующему контрагенту.

В случае если контрагент по устному запросу не представляет документы, советуем запросить их официальным письмом с уведомлением о вручении. Даже если контрагент не ответит (а у него и нет такой обязанности), то в досье будет лежать подтверждающая бумага. А проверить самостоятельно регистрацию и постановку на налоговый учет контрагента можно с помощью сервисов на сайте ФНС.

В некоторых случаях пытаются запрашивать бухгалтерскую и даже налоговую отчетность, а также копии паспортов руководителей и главбухов. Однако ваш партнер имеет полное право вам отказать в предоставлении такой информации. Что чаще всего и происходит. В тоже время, если вы сами работаете с каким-то крупным госзаказчиком, такой отказ с вашей стороны может отрицательно повлиять на исход переговоров и сорвать запланированную сделку.

Советуем не собирать всю информацию по всем, а вычеркнуть, например, разовых поставщиков или подрядчиков. Установить (приказом по компании, к примеру) какую-ту минимальную суму сделки, по которой вы будете собирать досье на контрагента и так далее. Например, наверное, не следует настаивать на предоставлении всех вышеперечисленных документов у Газпрома. Но чем больше будет документов от сомнительных поставщиков, тем будет лучше. Если вы видите, что поставщик сомнительный - запросите копию паспорта руководителя, главного бухгалтера, бухгалтерскую отчетность за последние пару отчетных периодов (с отметкой налоговой о принятии). Для таких поставщиков можно приложить дополнительные подтверждающие документы – выписка из журнала учета посетителей, копия пропуска на автомашину, т.е. дополнительные свидетельства того, что представители контрагента присутствовали на переговорах.

Все вышеизложенное не может дать вам 100 % гарантию, что к вам не будут предъявлены претензии со стороны налоговых органов, но даст дополнительные аргументы при спорах с ними, в том числе и в судах.

Также вы можете воспользоваться сервисом ФНС РФ "Проверь себя и контрагента" http://egrul.nalog.ru/

В режиме он-лайн можно узнать, внесены ли сведения о контрагенте в ЕГРЮЛ, массовые адреса и другую полезную информацию.

ФНС обвинила подчиненных в том, что они не могут доказать схемы и мнимые сделки, потому что формально собирают доказательства (письмо от 23.03.2017 № ЕД-5-9-547/@). Поэтому служба потребовала запрашивать у компаний информацию о том, по каким критериям они выбирали партнеров и почему остановились именно на этих поставщиках.

Мы составили наглядную памятку о том, что могут запросить инспекторы на проверках (см. ниже).

Из этой статьи вы узнаете:

Какие документы потребуют инспекторы, чтобы вычислить мнимые сделки
Могут ли налоговики запросить деловую переписку
Подтверждают ли фотографии и пропуска реальность сделки

Сейчас компания должна не просто проверить каждого контрагента, но и выбрать его среди других потенциальных партнеров и обосновать, почему он - лучший. Новая функция в сервисе сервисе "" подготовит доказательства для налоговиков за 2 клика - сервис найдет 30 компаний, из которых вы якобы выбирали. Полное досье на любого поставщика можно сформировать за минуту. Оформите доступ к сервису и распечатайте результаты мониторинга в формате Excel.

Памятка для директора. Какие сведения и документы собрать перед сделкой

Покажите памятку директору, чтобы он тоже знал, какие сведения собирать перед заключением сделки.

Выписка из ЕГРЮЛ

При любой сделке запросите у поставщика выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписка подтвердит, что компания официально зарегистрирована и действует на дату контракта.

Даже если налоговые инспекторы снимут расходы по сделке, в комплексе с другими документами выписка из госреестра позволит их защитить (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18.01.2016 № Ф09-10478/15).

Если контрагент не хочет предоставить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, сами закажите ее в налоговой инспекции - на бумаге или на egrul.nalog.ru. Бумажная выписка стоит 200 руб., но она надежнее. В электронной выписке нет раздела, где налоговая инспекция отмечает фиктивные данные об организации или индивидуальном предпринимателе - ненастоящие адреса, мнимых директоров (письмо ФНС России от 02.09.2016 № ЕД-3-14/4045@).

Документы о полномочиях представителя

Возьмите у представителя копию устава, доверенности и паспорта. Если контракт заключает сам директор, попросите протокол об избрании или решение о назначении на должность. Документы подтвердят, что представитель вправе действовать от имени компании.

Еще советуем проверить, не отстранили ли директора от должности. Можете запросить официальную справку из ИФНС. Или сами посмотрите информацию на nalog.ru в реестре дисквалифицированных. Сделайте скриншот экрана и заверьте его как обычную копию (письмо ФНС России от 31.03.2016 № СА-4-7/5589).

Если вы подпишете договор с дисквалифицированным руководителем, налоговики откажут фирме в расходах, а судьи поддержат проверяющих (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 03.06.2014 № А64-5102/2013).

Сведения о ресурсах партнера

Узнайте, где фактически ведет деятельность контрагент. Попросите у него письмо с реальными адресами офисов, складов, торговых или производственных помещений. Посетите территории и сфотографируйте их. Приложите фотографии к документам по сделке. Если нет возможности сделать личный визит к партнеру, запросите снимки по электронке. Так вы докажете налоговым инспекторам - контрагент реальный, выпускает продукцию, продает товары, оказывает услуги, которые вы покупаете. Значит, сделка не может быть мнимой. Суды при таких доказательствах встают на сторону компаний (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 05.04.2017 № Ф10-207/2017).

Из судебной практики

В нескольких спорах с налоговиками благодаря фотографиям, компании смогли доказать, что операции были реальны и они не работали с однодневками.

Из текста решения	Номер дела
…В подтверждение поставки товаров заявителем представлены в материалы дела … письма покупателей с фотографиями… …В подтверждение реальности оформления выставочного места … общество представило … фотографии выставочного места с логотипом налогоплательщика	Постановление ФАС Московского округа от 27.01.2014 № Ф05-7033/2013
…судами установлена реальность хозяйственных операций налогоплательщика с указанными контрагентами, которые подтверждаются представленными в материалы дела фотографиями…	Постановление ФАС Московского округа от 18.10.2012 по делу № А40-32902/11-90-138
…в подтверждение реальности хозяйственных операций заявителем, в суд первой инстанции, представлены фотографии арендуемого складского помещения…	Постановление ФАС Поволжского округа от 04.12.2012 по делу № А72-9528/2011
…в материалы дела приложены свидетельства о государственной регистрации права собственности на объекты недвижимости, находящиеся по указанному адресу, и фотографии, свидетельствующие о возможности хранения большого объема строительных материалов и его переработки...	Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.03.2012 по делу № А32-11138/2011

Деловая переписка

Налоговики уверены - фирмы всегда обсуждают условия контракта письменно. Поэтому собирайте все письма, в которых обсуждали с контрагентом будущую сделку, запрашивали у него документы и т. п. Распечатайте письма либо сделайте скриншоты. Лучше по каждому поставщику завести отдельный файл или папку и вкладывать всю важную информацию.

Если не представите деловую переписку с контрагентом в налоговую инспекцию, контролеры посчитают сделки нереальными. А судьи их поддержат (постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.02.2017 № Ф05-22343/2016).

Пять готовых аргументов, чтобы защитить расходы в суде

Если налоговикам не хватит информации о контрагенте и они посчитают сделку недействительной - это аргументы для судов.

Налоговики сами закупали товар у контрагента. У поставщика был массовый адрес, он не отчитывался в ИФНС. Но вместе с фирмой у поставщика покупали канцтовары налоговые инспекции. Это помогло организации доказать реальность сделки (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 31.05.2016 № Ф08-1131/2016).
Партнер начал работать задолго до сделки. У контрагента был небольшой штат, мало техники, он платил минимальные налоги. Однако клиент зарегистрировался за 19 лет до сделки. Поэтому его нельзя считать однодневкой (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.09.2016 № Ф06-13160/2016).
Директор получал зарплату. Руководители поставщиков не сознавались, что работали в своих компаниях. Но по выпискам банка гендиры получали зарплаты от этих фирм. Значит, состояли в них. Следовательно, сделка реальна (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2016 № 09АП-38905/2016).
У инспекторов не было ранее претензий к поставщикам. Компания давно работала с поставщиком, от налоговиков не было к ней вопросов. Поэтому сделка действительная (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2016 № 09АП-35341/2016).
Суд уже признавал контрагентов добросовестными. Значит, претензий к ним быть не должно (постановление ВС РФ от 08.07.2016 № 306-КГ16-8099).

Личные контакты и встречи

Соберите все документы, которые подтвердят ваши личные встречи с контрагентом. Например, пропуска в офис контрагента, совместные фотографии, протоколы переговоров, отчеты сотрудников, а также командировочные документы. Они свидетельствуют о том, что работники выезжали на объект. Значит, взаимодействовали с партнером. Следовательно, сделка не может быть мнимой. А еще реальность сделки подтвержает тот факт, что контрагент платил налоги, выдавал зарплату сотрудникам, работал с прибылью, его активы росли (постановление Арбитражного суда Московского округа от 09.03.2016 № Ф05-1148/2016).

Прежде чем начать работать с ИП, воспользуйтесь нашими советами в статье

Собирайте документы, которые подтвердят, что вы нашли выгодного поставщика и проверили его до сделки.
Представляйте инспекторам по запросу все документы на контрагента - копии доверенностей, деловую переписку, фотографии. Иначе контролеры усомнятся в реальности сделки.
Ориентируйтесь на судебную практику, чтобы доказать надежность поставщика. Арбитры учитывают решения других судов.

Иногда контрагенты перед заключением договора или уже в ходе его исполнения предъявляют довольно внушительные списки «регистрационных» и иных документов, которые они хотят видеть. Сегодня поговорим о том, обязаны ли вы выполнять такие требования и как обосновать свой отказ от предоставления некоторых бумаг.

Также посмотрим, как можно и проверить контрагента на благонадежность, и в то же время не отягощать ни себя, ни его кипами ксерокопий.

Под чем подпишетесь в договоре - то и должны будете выполнять

Светлана, г. Москва

Наша компания собирается заключить договор с покупателем. В этом договоре указано требование другой стороны о предоставлении копий определенных документов. Это регистрационные, уставные документы и отчетность с отметками госорганов (декларации по НДС, налогу на прибыль и другие, а также отчетность в ПФР). При этом документы должны предоставляться ежеквартально. Законны ли такие требования?

: Стороны договора вправе включать в договор любые условия по взаимному согласи юпп. 1, 2 ст. 421 ГК РФ . Так что, если ваш директор подпишет такой договор, это будет означать, что вы обязаны периодически предоставлять указанные копии документов.

И внимательно изучите условия договора: возможно, ваш покупатель подстраховался и закрепил санкции за невыполнение таких требований.

Копию паспорта директора даем только с его согласия

Мария В., г. Санкт-Петербург

Руководство нашло нового интересного покупателя. Однако прежде чем подписать контракт, он затребовал от нашей организации выписку из ЕГРЮЛ, копию устава, приказ о назначении директора и копию его паспорта.
Директор не хочет давать копию своего паспорта - боится, что она попадет к мошенникам и потом на его имя либо фирму-однодневку зарегистрируют, либо кредит возьмут. Есть ли какие-либо законные основания для отказа в предоставлении копии паспорта?

ОБСУЖДАЕМ С КОНТРАГЕНТОМ

Если контрагент жаждет увидеть паспорт руководителя, пригласите представителя такого контрагента в гости - пусть посмотрит оригинал.

: Без письменного согласия директора вы не можете отдать копию его паспорта потенциальным контрагентам.

Ведь в ксерокопии паспорта содержатся персональные данные, которые могут быть использованы только с согласия владельц ап. 1 ст. 3 , п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ .

Коммерческая тайна не поможет

Влада, г. Тула

Поставщик требует от нас перечень лиц, которые наделены правом подписи от лица организации без доверенности. Директор не хочет, чтобы у контрагентов был такой перечень, - он считает это нашей коммерческой тайной.
Можно ли отказать в предоставлении требуемого перечня, сославшись на коммерческую тайну?
И как убедить поставщика, что наши документы подписывает уполномоченное лицо?

: Никакие ваши «регистрационные» документы, а также перечень лиц, которые имеют право действовать от имени вашей организации без доверенности, не являются коммерческой тайно йпп. 1 , 10 ст. 5 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ . Поэтому ссылаться на это бессмысленно.

Если от лица вашей организации подписывать документы, касающиеся сделки с этим контрагентом, будет только директор, достаточно передать контрагенту копию решения о его назначении. Если же от лица вашей организации будет выступать не только директор, предоставьте контрагенту доверенность, выписанную директором и скрепленную печатью вашей организаци ип. 1 ст. 185 , п. 4 ст. 185.1 ГК РФ .

Закона по проверке контрагентов нет

Екатерина, г. Орел

Новый покупатель перед заключением договора требует предоставить ему копии учредительных документов, а также копию банковской карточки с подписями директора и главного бухгалтера. Копию банковской карточки мы показывать не хотим. Как мне обосновать свой отказ в ее предоставлении и при этом не отпугнуть нового клиента?

: Вы можете ее не показывать без какого-либо обоснования.

Поинтересуйтесь, для каких целей покупателю требуется копия вашей банковской карты. Наверняка можно заменить ее другими документами. Так, часто копию банковской карточки запрашивают с целью проверки полномочий руководителя. Но подтвердить полномочия можно, к примеру, предоставив решение о назначении руководителя вашей организации.

Если же нового покупателя интересуют образцы подписей лиц для того, чтобы сравнивать их с теми, которые будут в дальнейшем на счетах-фактурах, можно предложить такой вариант. Напишите письмо с указанием, кто от лица вашей организации будет подписывать счета-фактуры с образцами их подписей. Заверьте это письмо печатью и передайте контрагенту.

Электронные сервисы - вам в помощь

Виктория Сергеевна, г. Тверь

Наш руководитель около 2 лет назад составил целый список документов, который должна предоставить любая компания, с которой мы начинаем работать (причем не важно, в какой роли - покупателя или поставщика).
Однако в последнее время все чаще бухгалтеры новых контрагентов ссылаются на то, что наши требования излишни и всю информацию можно найти в Интернете. Директор готов изменить внутренние правила, но где искать информацию и как потом доказывать налоговикам, что мы проявили осмотрительность?

: Воспользуйтесь сервисом по проверке контрагентов: сайт ФНС → Электронные сервисы → Риски бизнеса: проверь себя и контрагента.

Если сервис позволяет, сохраняйте файл с результатами проверк ип. 12 Общедоступных критериев оценки рисков, утв. Приказом ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ . Если такой возможности нет - делайте скриншот или распечатку.

(1) С помощью этого «основного» сервиса можно получить файл с данными вашего контрагента.

(1) Проверьте, не входит ли руководство компании-контрагента в число дисквалифицированных лиц.

(2) Проверьте, нет ли адреса контрагента в перечне «массовых» адресов. При оценке результата такой проверки учитывайте размеры занимаемого здания. Ведь в крупном торгово-офисном центре может располагаться большое количество организаций. А вот в небольшой комнатке 20 организаций никак не поместятся.

(3) Если проверяемая организация есть в одном из этих списков, возможно, вы познакомились с однодневкой. Естественно, с ней лучше не связываться, причем не только исходя из налоговых соображений. Вполне возможно, что новый контрагент не выполнит своих обязательств, и тогда взыскать с него что-либо будет проблематично.

(4) Если у нового контрагента большие налоговые долги, это может быть тревожным признаком, но вполне объяснимым. А вот если он не представляет налоговую отчетность более года, это уже серьезнее. Правда, учтите, что пока сервис работает в тестовом режиме и возможны технические накладки.

Кроме налоговых сервисов, есть и другие. Так, на сайте ВАС РФ можно узнать, в каких судебных тяжбах участвует организация. Иногда интересны ее споры не только с налоговой, но и с контрагентами.

На сайте службы судебных приставов проверьте, нет ли у нового контрагента задолженности по исполнительным производствам.

А если контрагент предоставил вам реквизиты паспорта руководителя, на сайте Федеральной миграционной службы в разделе «Информационные сервисы» можно выяснить, действителен ли такой паспорт.

Сколько делать проверок, делать ли распечатки или сохранять информацию в электронном виде - решать вашему директору.

Некоторые организации делают шаблон в виде перечня используемых сервисов - своеобразный проверочный лист для контрагента. По результатам проверки напротив названия каждого из сервисов ставится отметка: нет ли негативной информации о контрагенте, а если есть - то какая. В результате краткий итог проверки умещается на 1- 2 страницах и довольно нагляден.

Покупателей проверять тоже нужно

Ольга, г. Лобня

У нас загвоздка с новым поставщиком: он хочет получить копии наших свидетельств ИНН, ОГРН, выписку из реестра, решение о назначении руководителя. Не пойму - зачем все это нужно нашему поставщику? Ведь у него инспекция не может снять расходы или вычеты НДС, даже если кто-то из покупателей окажется однодневкой. Да и товар мы уже оплатили. Может, вы подскажете, в чем тут тайный смысл?

: Возможно, требование вашего поставщика вовсе не связано с «налоговой осмотрительностью» и он хочет быть уверенным, что с вашей стороны договор, а также документы на получение товара подпишет лицо, имеющее должные полномочия (ведь оно действует по доверенности, выданной руководителем). Чтобы потом не возникла ситуация, когда договор подписан с кем-то неизвестным или товар отгружен непонятно кому.

Также до сих пор у налоговиков существует такая схема поведения: если покупатель - однодневка, то у продавца доход от сделки признают с радостью, а вот расходы исключают из налоговой базы. Независимо от отношения к оправданности такого подхода, наверняка контрагенту не хочется лишний раз спорить с проверяющими.

Дубликаты могут выдавать и за деньги

У нас при переезде потерялись некоторые документы. Восстанавливаем первичку. Ни с кем из контрагентов нет проблем, кроме одного поставщика: он согласен выдать нам дубликаты документов на платной основе. Законно ли это? На что мне сослаться, чтобы принудить поставщика выдать дубликаты бесплатно?
И можно ли сначала получить дубликаты, а потом отказаться оплачивать их?

: Как известно, дубликат - это повторно выданный экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

Нигде в законодательстве не указано, что дубликаты и заверенные копии документов контрагенты обязаны выдавать бесплатно. Ведь вы заставляете людей выполнять работу, которую они уже один раз сделали. Подлинник у вас должен был быть, но он утерян по вашей вине. Так что сослаться вам, увы, не на что.

При передаче дубликатов, как правило, просят подписать акт выполненных услуг, к которому прилагается счет-фактура (если контрагент - плательщик НДС). И если вы подпишете акт выполненных услуг, придется эти услуги оплачивать. Иначе контрагент может взыскать с вас деньги по суду.

У банков - свои особые требования к клиентам

Вероника

Хотим открыть расчетный счет в новом банке. Этот банк требует от нас не только устав нашей организации, паспорта директора и бухгалтера, но и в числе прочего - копии годовой бухотчетности, а также налоговых деклараций с отметками налоговой об их принятии.
Также банку захотелось получить от нашей организации «рекомендацию» от нашего контрагента, у которого открыт расчетный счет в этом банке.
Я в шоке. Зачем все это банку? Девочки-операционистки ссылаются на внутреннюю банковскую инструкцию. Можно ли как-то повлиять на банк, чтобы он не выдумывал завышенных требований? Может, в ЦБ пожаловаться на его действия?

: Жаловаться вам не на что. Ведь ваш банк выполняет то, что ему предписывает Центробанк, а именно - идентифицировать своих клиентов в целях противодействия отмыванию преступных доходов и финансированию терроризм ап. 1.1 Положения ЦБ от 19.08.2004 № 262-П . Причем такие требования ЦБ не просто так выдумал - они основаны на нормах Закона о противодействии легализации доходов и финансированию терроризм аЗакон от 07.08.2001 № 115-ФЗ . В приложениях 2- 3 Положения ЦБ № 262-П приведен перечень сведений и документов, которые помогут банку идентифицировать юридических лиц.

В частности, с 29 марта 2014 г. в их числе фигурируют копии бухотчетности и налоговых деклараций, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, а также сведения о деловой репутации о юридическом лице от других клиентов или от других кредитных организаци йпп. 1.13 , 1.14 приложения № 2 к Положению ЦБ от 19.08.2004 № 262-П .

Каждый банк может самостоятельно определить перечень документов, запрашиваемых у клиентов с целью определения их финансового положени яп. 1 Информационного письма ЦБ от 22.07.2014 № 24 . Если вы не захотите предоставлять требуемые документы, банк откажет в открытии банковского счет аст. 846 ГК РФ .

А если какие-либо документы ваша организация отказывается предоставить банку, в котором уже открыт расчетный счет, то банк может не проводить некоторые расходные операции, которые кажутся ему сомнительным ип. 3 Информационного письма ЦБ от 22.07.2014 № 24 .

Электронный журнал

Подход инспекторов к налоговым проверкам поменялся. Хозяйства будут лишать расходов и вычетов из-за недобросовестного контрагента. Поэтому безопаснее собрать досье на контрагента перед заключением договора.

Одной лишь выписки из ЕГРЮЛ недостаточно. Редакция подготовила чек-лист для полной проверки контрагентов. Не обязательно пробивать всех подряд контрагентов по этому списку - к каждому нужен индивидуальный подход. Подробности - ниже.

Важная статья:

Что запросить у контрагента

Во многих компаниях уже сложилась традиция запрашивать у контрагентов стандартные документы: устав, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой, приказ о назначении его директора и т. д. Эти сведения действительно нужно собрать, но их недостаточно.

Попросите также выписку из ЕГРЮЛ или скачайте ее бесплатно на сайте ФНС. Инспекторы теперь вносят в выписку записи о недостоверных сведениях компаний. Подробнее об этом мы рассказывали в № 10, 2017, стр. 65. Проверьте, нет ли таких отметок в выписке вашего контрагента. Если есть, узнайте, с чем это связано, и порекомендуйте уточнить данные. Только после этого начинайте сотрудничество.

Налоговики теперь проверяют у компаний наличие необходимых ресурсов - производственного оборудования, квалифицированного персонала, опыта. Обращайте внимание на это и вы.

Ведь даже судьи соглашаются с налоговиками в том, что проверить только юридический статус контрагента по ЕГРЮЛ для проявления должной осмотрительности недостаточно (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21 сентября 2017 г. № Ф07-9897/2017).

Какие документы в досье на контрагента оформить самостоятельно

Чтобы запросить у контрагента все необходимые документы и ничего не упустить, используйте чек-лист. Можете его скопировать и раздать менеджерам или взять из чек-листа список документов и составить запрос для новой компании. Всех контрагентов проверять по этому списку не надо.

На незначительные и разовые договоры инспекторы не обратят внимание. Лучше потратить время на контрагентов, с которыми вы заключаете контракты на крупные суммы.

Некоторые специалисты ошибочно полагают, что чем больше документов о контрагенте компания соберет, тем лучше. Но это не так. Если контрагент реально не исполнял сделку, пачки бумаг не помогут сохранить вычеты и расходы. Наоборот, для инспекторов это сигнал о том, что действия компании и контрагентов согласованны.

Чек-лист, который поможет сформировать досье на контрагента

Чтобы всем сотрудникам было понятно, как работать с будущими контрагентами, утвердите регламент.

Образец. Регламент проверки контрагента

Этот документ пригодится не только для внутренних целей компании, но и при налоговой проверке. Ведь ФНС советует налоговикам выяснять, кто и как в компании выбирает контрагентов и заключает договоры с ними (письмо ФНС России от 13 июля 2017 г. № ЕД-4-2/13650).

Но сам по себе регламент не убережет хозяйство от претензий инспекторов. Нужно показать налоговикам, что компания его выполняла - получала и проверяла те документы и данные о контрагентах, формировала досье на контрагента.